Datensicherung in der Cloud (1/2)

Immer mehr Informationen werden ausschließlich digital gespeichert und existieren analog überhaupt nicht mehr. Es gibt Daten im Unternehmen, deren Verlust weh tut und unnötigen Aufwand verursacht, aber keine existenzbedrohenden Auswirkungen bedeutet. Problematisch wird es, wenn existenzrelevante Daten vom Datenverlust betroffen sind.

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Hierzu gehören z.B. Dokumente, die laut GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) revisionssicher und unter Einhaltung der Aufbewahrungsfristen archiviert werden müssen (6 oder 10 Jahre). Das umfasst sämtliche steuerrelevanten Dokumente. Das hierzu Ein- und Ausgangsrechnungen gehören, ist dir mit Sicherheit bekannt. Aber wusstest du, dass z.B. auch ein Angebot mit Auftragsfolge archiviert und aufbewahrt werden muss?

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Weitere Dokumente, die hierzu gehören (Auszug):

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Handels- und Geschäftsbriefe (auch E-Mails!) zur Vorbereitung, Abwicklung, Abschluss oder zum Widerruf eines Geschäftsvorganges

Kontoauszüge

Lieferscheine

Lohnunterlagen

div. andere steuerrelevanten Daten.

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Eine nicht GoBD-konforme Archivierung, oder schlimmer, Verlust dieser Daten, stellt einen Mangel in der Bilanzierung dar. Die Folge kann eine Schätzung der Besteuerungsgrundlage des Betriebs sein. Da beim Schätzen großzügige Zahlen eingesetzt werden, kann dieser Vorgang sehr teuer werden.

Aber auch der Verlust nicht GoBD-relevanter Dokumente und Daten, die für einen reibungslosen Tagesablauf existenziell sind, können dem Unternehmen hohe Kosten verursachen und bis hin zur Insolvenz führen.

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In kleineren Handwerksunternehmen ist die Datensicherung häufig auf USB-Festplatten oder auf einem NAS (Netzwerkspeicher) eingerichtet.

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Folgende Fragen kannst du dir stellen und selbst beantworten, um herauszufinden, ob du eine verlässliche Datensicherung im Unternehmen eingerichtet hast:

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Werden mehrere Datenträger im Wechsel verwendet, wenn die Datensicherung auf USB-Festplatten erfolgt?

Wird mindestens ein Datenträger örtlich getrennt aufbewahrt? (Elementarschäden, Einbruch / Diebstahl, …)

Nach wie vielen Tagen wird das älteste Backup überschrieben? Wie viele Tage kann ich rückwirkend auf ein Backup zurückgreifen?

Wird das Protokoll der Datensicherung täglich auf Fehler überprüft bzw. erkenne ich eine fehlgeschlagene oder nicht vollständige Datensicherung?

Kann eine Datensicherung im Notfall erfolgreich wiederhergestellt werden?