Find-Time: ein nützliches Tool für Outlook?

Find-Time: ein nützliches Tool für Outlook!

Eine Teams-Einladung für Personen im eigenen Betrieb zu erstellen ist ziemlich einfach. Man wählt einfach einen Zeit-Slot im Kalender in Outlook, erstellt ein neues Meeting und über den Terminplanungsassistenten kann man die freien Zeiten der Mitarbeiter sehen. Ein paar Klicks, alle Beteiligten hinzugefügt und schon hat man eine passende Zeit, denn die freien Termine überschneiden sich und ein passender Slot ist schnellgefunden. Meeting erstellt, Link abgesendet, erhalten alle Beteiligten sofort die Besprechung per Mail – und einen korrespondierenden Blocker im Kalender, unabhängig davon, ob der Termin bereits angenommen wurde, oder nicht. Abhängig vom Status erscheint er entweder einfarbig oder gestrichelt im Kalender. Das beste daran: auch andere Leute im Betrieb können so sehen, wann eine Person verfügbar ist, ohne, dass sie wissen müssen, um was für einen Termin es sich handelt.

So weit, so gut. Aber wie sieht das Ganze aus, wenn man mal mit externen Partnern oder Kunden ein Meeting erstellen möchte? Die Kalender der Beteiligten kann man schließlich nicht mehr sehen, und so gestaltet sich das ganze schon etwas schwieriger.

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Find-Time: das Tool zur Abstimmung von Meetings

Find Time ist ein nützliches Tool für Outlook, mit dem ihr solche Einladungen im Handumdrehen erstellen könnt. Ihr müsst das Add-in einfach nur eurem Outlook hinzufügen und schon könnt ihr es nutzen!

Hier könnt ihr nicht nur neue E-Mails erstellen und die Umfrage an alle Teilnehmer senden, ihr könnt sogar auf E-Mails antworten, um eine Umfrage zu senden. Die Feedback Funktion von Find Time wird euch jedes Mal benachrichtigen, wenn eine Person abgestimmt hat, und die Ergebnisse könnt ihr bequem online über einen Link abrufen. Noch besser –Wenn ihr über die Umfrage einen Konsens gefunden habt, dann wird direkt eine E-Mail mit dem Teams Link gesendet!

Wie ihr das Add-In hinzufügt, erfahrt ihr auf der Support Seite von Microsoft (Installieren von Find Time -Microsoft-Support. ).

Eine Schritt für Schritt Anleitung, wie man eine Umfrage erstellt, findet ihr hier (Erstellen einer Find Time-Umfrage -Microsoft-Support).

Fragt ihr euch, wann die beste Zeit ist, ein Meeting zu halten, oder was ihr noch beachten solltet? Hier sind noch ein paar generelle Tipps für die Planung von Meetings:

·        Sendet nicht zu viele mögliche Termine. 3 Termine sind perfekt!

·        Legt die Meetings nicht direkt auf 8 Uhr morgens. Im Tagesgeschäft ist diese Zeit eher unpassend. Der späte Vormittag oder der Nachmittag eignen sich besser!

·        Legt das Meeting nicht direkt an den Anfang der Woche. Hier gilt dasselbe, wie für die frühen Morgenstunden!

·        Bevor ihr euch für ein paar Terminvorschläge entscheidet, nutzt den Terminplanungsassistenten, um zu schauen, welche Termine für eure Kollegen in Frage kommen. So hängen die Ergebnisse nicht zusätzlich von den Kollegen ab ;)

Viel Spaß beim Erstellen eurer Meetings und Find-Time Umfragen!

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